Zadbaj o swój zespół i skuteczniej docieraj do potencjalnych sponsorów

W ostatnim swoim artykule na łamach portalu Sponsoring Sport.pl (LINK) pisałam o tym, jak budować wizerunek małego klubu sportowego i skuteczniej docierać do potencjalnych sponsorów. Dziś czas na omówienie kolejnego ważnego kroku na drodze do pozyskiwania sponsorów – poznanie swojego zespołu.

Zespół to innymi słowy “dwie lub więcej osób współdziałających i wzajemnie oddziałujących na siebie w dążeniu do wspólnego celu” (źródło: J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R.Gilbert, Kierowanie, PWE, Warszawa 2001, s.633 ). Mówiąc o zespole w kontekście małego klubu sportowego mam na myśli nie tylko zawodników czy sztab szkoleniowy, ale również, a może przede wszystkim pozostałych pracowników klubu (administracyjnych, technicznych, itp.) oraz wolontariuszy, którzy poświęcają swój czas pracy na rzecz klubu.

Analiza potrzeb naszego klubu to pierwszy etap na drodze do pozyskania sponsorów. Bez poznania zespołu nie jesteśmy w stanie określić, jakie zasoby możemy zaangażować i co możemy zaoferować.

Jeśli spojrzymy na drużynę przygotowującą się do jakichś rozgrywek (niezależnie czy to będą mistrzostwa świata, Polski, czy też mistrzostwa B klasy) jako projekt, możemy stwierdzić, że rolą kierownika projektu jest rozpoznanie w jakiej fazie zespół się znajduje i dostosowanie do niej działań. W małym klubie sportowym funkcję kierownika projektu pełni jego prezes.

Mówiąc “poznaj swój zespół”, mam na myśli zweryfikowanie na jakim etapie zespół się znajduje (nie chodzi tu o poznanie wszystkich z imienia i nazwiska – zakładam, że ten etap masz już za sobą). Pozwoli to na lepsze wykorzystanie jego potencjału, sprecyzowanie postaw i motywacji w zespole, poznanie luk kompetencyjnych, a w konsekwencji na określenie i upewnienie się, że jako zespół będziecie w stanie zrealizować cele i “dowieźć” obietnice, które zapisujecie w ofercie sponsorskiej. Jeśli np. oferujemy potencjalnemu sponsorowi ekspozycję w mediach społecznościowych, dobrze jest wyznaczyć kogoś, kto regularnie będzie prowadził profile klubu w mediach społecznościowych, budował zaangażowanie fanów, itd.

W poznaniu zespołu pomocna jest koncepcja cyklu życia zespołu Tuckmanna, która wyróżnia następujące fazy:

• Formowanie (forming) – koncentracja jest tutaj skierowana na nadanie grupie ram współpracy; jeśli twój zespół jest w tej fazie, zadbaj o stworzenie przestrzeni na integrację i znajdowanie podobieństw wśród jego człlonków.
• Docieranie (storming) – w tej fazie ludzie zaczynają odkrywać i pokazywać różnice między sobą, pojawiają się konflikty, spowodowane głównie sprzecznymi przekonaniami, różnymi interpretacjami zaistniałej sytuacji bądź byciem pod presją (np. zbliżający się termin)
• Normowanie (norming) – zespołowi udaje się wypracować wspólne zasady i rozwiązać kluczowe konflikty; zostaje określony podział ról i odpowiedzialności; członkowie grupy zaczynają działać jako całość; pojawia się otwartość oraz bezpośrednie rozmowy o tym, co dzieje się w projekcie (klubie)
• Realizacja (performing) – zamiennie nazywana synergią; to czas najefektywniejszej pracy zespołu, wdrażania nowych, kreatywnych rozwiązań; członkowie zespołu dążą do konstruktywnego rozwiązywania problemów, niejednokrotnie przekładają cele zespołu ponad własne; dominują ciepłe relacje, akceptacja i dobrowolna współpraca.
• Transformacja (zamknięcia; adjourning) – współpraca zostaje zakończona ze względu na osiągnięcie celów bądź opuszczenia zespołu przez jego członków, relacje rozluźniają się, a ludzie podejmują nowe wyzwania – towarzyszy im często gorycz porażki bądź radość ze wspólnych osiągnięć; jeśli zespół odniósł sukces, może być to najtrudniejszy z dotychczasowych etapów; ta faza cyklu to dobry czas na podsumowanie pracy i wyciągnięcie wniosków na przyszłość.

Rozpoznanie etapu, na którym znajduje się zespół, ułatwia wyznaczanie realnych celów i pomaga uniknąć rozczarowań – nie tylko tobie i członkom zespołu, ale również sponsorom i kibicom.

Jeśli przyjrzymy się temu, jakie umiejętności decydują o sukcesie w pozyskaniu sponsora, możemy wyróżnić następujące kluczowe kompetencje:

• umiejętności sprzedażowe,
• negocjacje,
• umiejętności budowania relacji.

Być może masz w swoim zespole ludzi, którzy mają naturalne predyspozycje do sprzedaży i negocjacji (mają tzw. „gadane”) – wtedy możesz oddelegować im zadanie poszukiwania sponsorów. Jeśli nie – być może będziesz musiał wytypować kogoś do wzięcia udziału w szkoleniu z technik sprzedaży i negocjacji, a w ostateczności – gdy nikt nie wyrazi chęci ukończenia takiego szkolenia – sam zdecydujesz się tego nauczyć.
Ludzie są bardzo ważni. To oni tworzą atmosferę wokół klubu, angażują swoją energię i czas w działania na jego rzecz. Wpływają na wizerunek organizacji, co ma ogromne znaczenie w procesie pozyskiwania sponsorów. Przekazują sobie wzajemnie entuzjazm, wiedzę, umiejętności, stosunek do pracy. Oczywiście, istnieje również ryzyko, że gdy będziesz kiepskim prezesem, opinia o źle zarządzanym przez prezesa klubie dotrze do potencjalnego sponsora i wówczas szanse na zaangażowanie się danej firmy we współpracę z klubem są minimalne.

Jako lider, wiedząc, że stworzyłeś zgrany, odpowiedzialny, zaangażowany zespół, z dumą i pasją będziesz opowiadał o planach i celach klubu podczas rozmów z potencjalnym sponsorem. Taka postawa może przesądzić o powodzeniu rozmów.

W którym momencie cyklu życia zespołu najłatwiej pozyskać sponsora? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Wiele zależy od specyfiki lokalnego rynku oraz popularności dyscypliny sportowej. Są sytuacje w których sponsorzy lgną do klubu, gdy tylko ten rozpoczyna działalność, czyli w fazie normowania. Niszowa dyscyplina jest niejakim powiewem świeżości i firmy chętniej się angażują już na tym etapie. Nie ma jednak reguły – wiele zależy również od wspomnianych wcześniej umiejętności osoby oddelegowanej do tego zadania.

Zdecydowanie natomiast można stwierdzić, że jako prezes, kierownik projektu, najwięcej wiesz o swoim zespole, kiedy ten jest w fazie synergii (realizacja, performing). Wtedy wspomniane wcześniej wiedza, umiejętności i postawy uzupełniają się, dzięki czemu wzrasta efektywność działań. Aby poprowadzić zespół do etapu synergii koniecznie:

● Zadbaj o motywujące warunki pracy – ludzie lubią czuć, że ich praca ma sens i że są ważni w procesie realizacji celów klubu
● Zastanów się, jakie zadania sprawią, że konkretni członkowie twojego zespołu będą się rozwijać, realizować i czerpać satysfakcję z tego, co robią, a następnie zacznij im je delegować (uwzględniając ich indywidualne predyspozycje; patrz: przykład z delegowaniem do rozmów ze sponsorami osób z umiejętnościami sprzedażowymi)
● Traktuj ludzi po partnersku – sprawiedliwie i z szacunkiem
● Zapoznaj swój zespół z celami klubu – przedstaw im wizję, misję, ich rolę w realizacji celów – niech wiedzą, w jakich procesach uczestniczą
● Zachęcaj do skalkulowanego ryzyka – niech członkowie twojego zespołu wiedzą, że mają w tobie wsparcie, również wtedy, kiedy podejmują się realizacji nowych, jeszcze niesprawdzonych pomysłów ●Motywuj do kreatywnego i innowacyjnego myślenia – pozwól ludziom przychodzić do ciebie z nowymi pomysłami, nawet tymi wykraczającymi poza obszar ich kompetencji
● Słuchaj
● Zauważaj i doceniaj – nie tylko za spektakularne wyniki, ale również za codzienną, ciężką pracę
● Wyjdź poza pracę na rzecz klubu – luźne rozmowy o życiu czy wspólna zabawa zbliżają ludzi do siebie, pozwalają znaleźć im inne punkty wspólne niż tylko pracaa, pogłębiają komunikację i spajają; kiedy będzie już taka możliwość, pomyśl o wspólnym wyjściu czy wyjeździe integracyjnym (np. na mecz znanej drużyny z twojego regionu, narty, itp.)
● Rozwijaj się i pracuj nad sobą – stanie w miejscu to w dłuższej perspektywie czasu cofanie się, świat pędzi do przodu – warto być więc na bieżąco ze wszelkimi nowinkami; jeśli zespół zobaczy, że się rozwijasz, również będzie chciał to robić; nie zamieniaj się w towarzysza (w wielu klubach mamy towarzyszy i zdecydowanie nie prowadzi to do rozwoju klubu)

Jeśli jeszcze nie zastanawiałeś się na jakim etapie rozwoju jest Twój zespół, przełom roku to doskonały pretekst do tego. Poznając potrzeby i oczekiwania jego członków, wiele zyskujesz. To procentuje z biegiem czasu, również w kontekście poszukiwania sponsorów dla Twojego klubu. Pomyśl, jak możesz zadbać o swój zespół w nowym roku. Komu możesz dać szansę wykazania się i pomocy w rozmowach z potencjalnymi sponsorami? Kto może sprawdzić się w budowaniu relacji z firmami, które już wspierają Twój klub? “Zabierzcie mi cały majątek, tylko zostawcie mi moich ludzi, a ja odbuduję wszystko” – powiedział Henry Ford. Ludzie to najcenniejszy zasób każdej organizacji, również sportowej. Pamiętaj o tym.

AUTOR tekstu

Ilona Lenik – konsultant ds. zarządzania w sporcie i rekreacji, autorka bloga zesportemjejdotwarzy.com.pl oraz publikacji, materiałów i narzędzi pomocnych w zarządzaniu małym klubem sportowym; w przeszłości korespondent sportowy; absolwentka Uniwersytetu Jagiellońskiego na specjalności zarządzanie w sporcie.